A prática de armazenar contratos cujo prazo de vigência já se encerrou é comum em muitas empresas. No entanto, o que poucos percebem é que guardar esse tipo de documento sem uma política de retenção adequada pode gerar riscos desnecessários.

Contratos vencidos ainda podem conter informações pessoais, cláusulas de confidencialidade, obrigações pendentes e registros que servem de prova em disputas judiciais ou administrativas. Por isso, simplesmente descartá-los ao final do prazo contratual pode ser um erro.

Ao mesmo tempo, manter todos os contratos indefinidamente, sem critério, também não é o melhor caminho. Isso aumenta o volume de dados armazenados, eleva custos e pode colocar a empresa em situação delicada frente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exige que os dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir sua finalidade.

A solução está na definição de uma política de retenção documental clara e bem estruturada. Essa política deve estabelecer prazos para a guarda de cada tipo de contrato, considerando fatores como a natureza da relação contratual, obrigações legais, possibilidades de questionamentos judiciais e regras fiscais.

Além disso, é importante documentar os critérios utilizados, registrar o momento do arquivamento e, quando chegar a hora da eliminação, realizar o descarte seguro e rastreável do documento, seja em meio físico ou digital.

Armazenar contratos vencidos não é errado, o problema está em fazê-lo sem organização, sem propósito e sem segurança. Com uma política de retenção eficiente, sua empresa reduz riscos, melhora a gestão documental e respeita a legislação. Isso é ter controle, responsabilidade e visão estratégica.