Cobranças indevidas ao CNPJ da empresa são situações que exigem atenção imediata, mas não precisam ser tratadas com pressa ou nervosismo. Ao lidar com esse tipo de situação, o mais importante é manter a clareza dos fatos, registrar cada etapa e tomar medidas objetivas para resolver a questão com firmeza.
Veja um passo a passo prático para reagir com segurança:
1. Verifique a origem da cobrança
Antes de qualquer resposta ou pagamento, identifique quem está cobrando, qual é o suposto débito e de onde ele teria surgido. Exija documentos que justifiquem a cobrança: contrato, nota fiscal, ordem de serviço, pedido formal. Nenhum valor deve ser pago com base apenas em e-mails genéricos ou boletos sem explicação.
2. Registre por escrito toda a comunicação
Evite tratar o assunto apenas por telefone. Envie respostas por e-mail, protocole notificações e salve qualquer troca de mensagens. Essa documentação é essencial para demonstrar que houve tentativa de esclarecimento e para comprovar a conduta da empresa.
3. Conteste formalmente a cobrança
Envie uma resposta clara ao credor, negando a existência do débito e solicitando o cancelamento imediato da cobrança. A resposta deve conter os motivos do não reconhecimento da dívida e exigir documentos comprobatórios. Isso ajuda a evitar protestos indevidos ou a negativação do nome da empresa.
4. Monitore os registros da empresa nos birôs de crédito
Cobranças indevidas, quando não combatidas a tempo, podem resultar em registros negativos em órgãos como Serasa, Boa Vista ou SPC. Faça o acompanhamento regular dessas plataformas. O controle ativo permite detectar rapidamente qualquer inserção irregular.
5. Reforce os controles internos da empresa
Verifique se houve falha no processo de compras, ausência de registro formal, comunicação incompleta com fornecedores ou envio de documentos sem autenticação. Reorganizar os fluxos de autorização e pagamento reduz a exposição a riscos semelhantes no futuro.
Cobranças indevidas não são raras e, quando bem conduzidas, podem ser resolvidas com agilidade e sem grandes impactos. O segredo está em agir com método, manter tudo documentado e não permitir que a empresa seja pressionada por erros de terceiros. Profissionalismo e organização são as melhores defesas.
