Quando um colaborador deixa a empresa, nem sempre o que ele leva é apenas experiência profissional. Em muitas situações, ele também leva documentos internos, cópias de e-mails, gravações de reuniões e outros registros que podem ser usados futuramente como “prova” em processos trabalhistas, cíveis ou até mesmo administrativos. E muitas vezes, essa saída ocorre sem qualquer sinal de conflito prévio.
O problema não está apenas na existência de documentos ou registros. O risco maior está no uso indevido dessas informações fora do ambiente da empresa, sem qualquer controle sobre a forma como foram obtidas, armazenadas e posteriormente apresentadas em uma ação judicial. Isso compromete não só a estratégia de defesa, mas pode prejudicar a imagem da empresa e abrir margem para condenações injustas.
Empresas que não cuidam da sua rotina documental ficam expostas. Arquivos soltos, acesso irrestrito a sistemas, permissões mantidas mesmo após o desligamento e a ausência de cláusulas contratuais claras facilitam a chamada “migração de provas”. O colaborador simplesmente continua com acesso, ou já tinha tudo salvo no e-mail pessoal.
Para reduzir esse risco, algumas medidas são essenciais:
- Controle de acesso a documentos e sistemas
Estabeleça políticas claras de acesso às informações. Após o desligamento, o bloqueio imediato de logins e senhas deve ser rotina, não exceção. Quanto menos permissões desnecessárias, menor a chance de vazamentos. - Política de confidencialidade bem redigida
Cláusulas genéricas não têm validade efetiva. É necessário que o contrato de trabalho ou o termo de confidencialidade especifique o que é considerado informação sigilosa, como deve ser protegida e quais as consequências do uso indevido. - Registro interno de comunicações relevantes
Toda advertência, conversa sobre desempenho ou mudança contratual deve estar documentada de forma clara e organizada. Quando a empresa mantém seus registros em ordem, ela não depende apenas da versão apresentada pelo ex-funcionário. - Orientação jurídica contínua
O suporte jurídico não deve ser acionado apenas quando o processo já foi iniciado. Um acompanhamento preventivo permite avaliar os pontos frágeis da estrutura interna e antecipar possíveis vulnerabilidades que podem ser exploradas judicialmente. - Uso de sistemas com rastreabilidade
Soluções tecnológicas que registram logs de acesso e edições em documentos ajudam a comprovar a origem e a integridade das informações. Essa rastreabilidade é cada vez mais valorizada em juízo.
Proteger sua empresa não é apenas uma questão de evitar ações judiciais. É também manter sob controle a narrativa que será contada caso um processo venha a surgir. E essa narrativa se constrói muito antes da audiência, com documentos certos, controles internos eficazes e orientação jurídica permanente.
