A boa gestão documental é um dos pilares da saúde jurídica e contábil de qualquer empresa. Guardar documentos não é apenas uma medida de cautela, mas uma exigência legal que, quando negligenciada, pode resultar em sanções administrativas, ações judiciais e entraves no relacionamento com órgãos de fiscalização.

De acordo com a legislação brasileira, diversos documentos devem ser mantidos por um período mínimo de cinco anos. Essa regra encontra fundamento, por exemplo, no Código Tributário Nacional (art. 173), que estabelece o prazo decadencial para a constituição do crédito tributário, e na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que prevê o mesmo período para reclamações trabalhistas, salvo em casos específicos.

A seguir, destacam-se alguns dos principais documentos que devem ser preservados nesse intervalo de tempo:

1. Comprovantes de pagamento de tributos: guias de recolhimento do FGTS, INSS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, entre outros. A guarda desses documentos permite comprovar que as obrigações foram devidamente quitadas.
2. Folhas de pagamento e contracheques: essenciais para defender a empresa em possíveis ações trabalhistas ou fiscalizações do Ministério do Trabalho.
3. Livros contábeis e balanços: incluindo livros diário, razão, balancetes e demais demonstrações financeiras, que atestam a regularidade das movimentações e são exigíveis em auditorias.
4. Notas fiscais de venda e compra: devem ser armazenadas junto com os comprovantes de entrega, transporte e pagamento, assegurando rastreabilidade e conferência contábil.
5. Contratos com clientes, fornecedores e prestadores de serviços: servem como prova de acordos firmados, condições pactuadas e execução contratual.
6. Registros de ponto, acordos individuais ou coletivos de trabalho: documentos trabalhistas que comprovam a jornada e as condições acordadas com os empregados.
7. Documentos societários: alterações contratuais, atas, procurações e demais registros formais da estrutura e gestão da empresa também devem ser preservados por no mínimo cinco anos, podendo alcançar até 10 ou 20 anos, a depender da natureza do ato.

Manter esses registros acessíveis e organizados não só protege a empresa contra litígios e fiscalizações, mas também fortalece a transparência e a governança corporativa. A digitalização segura e o uso de sistemas de gestão documental podem facilitar essa tarefa, desde que respeitem os requisitos legais de integridade, autenticidade e confidencialidade.

A experiência mostra que os documentos esquecidos hoje podem ser os que farão falta amanhã. Em tempos de fiscalização rigorosa e exigências regulatórias cada vez mais específicas, não é prudente deixar a guarda documental em segundo plano.

Empresários atentos não apenas evitam problemas – eles se antecipam a eles. E isso começa, muitas vezes, com a simples decisão de arquivar corretamente o que pode salvar a empresa lá na frente.